Professionellt arbetsbeteende

Det finns olika aktiverande metoder som stöd för utarbetandet av verksamhetssätt. Vid behov kan arbetsgemenskapens verksamhetssätt också byggas upp med hjälp av en extern facilitator.

Vanligtvis önskar människor positivitet, öppenhet, uppskattning och respekt. Ofta kan önskemålen bli oklara om de inte öppnas upp mer konkret. Det är därför bra att fundera över vilka verksamhetssätt och beteenden varje önskad sak eller verksamhet består av och hur det syns. Hur ska man då agera och bete sig när arbetsgemenskapen till exempel är mer öppen?

Ofta glöms överenskomna tillvägagångssätt bort. För att det inte ska hända räcker det inte med att enbart utarbeta verksamhetssätt, utan de måste verkligen tas i bruk genom att prova och öva på överenskomna saker. Om till exempel tio punkter ingår i verksamhetssätten bestäms en temavecka för var och en av dem, då särskild uppmärksamhet fästs vid punkten i fråga. Man kan också tillsammans bedöma hur något av verksamhetssätten bättre kan beaktas, till exempel vid ett arbetsmöte. Då avslutas mötet med en diskussion om hur det aktuella tillvägagångssättet förverkligades på just det här mötet. Det är bra att fästa särskild uppmärksamhet vid positiva framsteg.

När man tillsammans i arbetsgemenskapen har definierat vad som avses med professionellt beteende i arbetet, kan det krävas av alla medlemmar i arbetsgemenskapen. Om man inte har definierat egenskaper för professionellt arbetsbeteende är det svårare att ingripa i avvikelser från dem. När vet man att gränsen för oönskat beteende har överskridits om den inte har definierats? När professionellt arbetsbeteende har lyfts fram i diskussionerna och definierats skriftligen, är det möjligt att lyfta fram det även i introduktionen.

Professionellt arbetsbeteende förebygger osakligt bemötande. Läs exempel på professionellt arbetsbeteende på sidan 6 i publikationen Förebyggande och hantering av osakligt bemötande.

Förebyggande och hantering av osakligt bemötande på arbetsplatsen

Järvinen (2018, 28–31) beskriver bland annat följande delområden av professionellt arbetsbeteende:

utförande av det egna arbetet på ett ansvarsfullt och professionellt sätt
förmågan att be om stöd och hjälpa andra
utveckling och aktiv uppföljning av den egna branschen
positiv inställning till förändringar
hantering av problemsituationer på ett arbetsorienterat och lösningsorienterat sätt
identifiering av känslor och reglering av den egna verksamheten
stresshantering och livshantering
öppenhet, ömsesidigt förtroende samt respekt för och utnyttjande av mångfald
regelbunden bedömning och förnyelse av verksamheten vid behov.

Läs mer i boken: Pekka Järvinen (2018) Ammatillinen työkäyttäytyminen.

Vi gör tolkningar i varje interaktionssituation, medvetet och omedvetet. Därför är det bra att kontrollera hur den andra personen har förstått vad du har berättat, särskilt när det handlar om viktiga saker. Det kan du göra genom att be hen att upprepa det hen har hört eller berätta det med egna ord.

Om vi själva är osäkra på om vi har förstått rätt, kan vi också själva upprepa det vi har hört. Vid upprepning är det bra att vara så neutral som möjligt och fokusera på det som sägs.

Om du själv har hört eller missförstått ärendet, ger du på så sätt den andra personen möjlighet att rätta till missförståndet.

Ibland fastnar man i sina egna åsikter. Vi gör också snabbt negativa tolkningar av situationen, särskilt om vi är upptagna, trötta eller belastade. Dessa kan leda till att meningsskiljaktigheter fördjupas, vilket kan göra det svårt att upptäcka eller acceptera den andra personens åsikter eller önskemål.

Ett medvetet byte av perspektiv underlättar meningsskiljaktigheter i en konstruktiv granskning. Fundera först på vad du själv tycker om orsaken till meningsskiljaktigheten och vad som har påverkat din syn eller åsikt. Lägg också märke till dina egna känslor i frågan. Acceptera dina känslor, även negativa känslor, eftersom de berättar om dina behov.

Fundera sedan på vilka andra perspektiv man kan ha. Vad är det den andra personen eventuellt strävar efter, tänker, känner och behöver? Hur skulle hen kunna uppfatta situationen? Hur har hen reagerat på situationen? Vad kan ha påverkat hens sätt att agera eller reagera? Till exempel: Vad anser hen vara viktigt eller vilka behov kan hen ha i frågan? Du kan också utgå ifrån att den ursprungliga avsikten var god.

Att reflektera över saken ur ett annat perspektiv kan lugna situationen och de egna tolkningarna, eftersom det sannolikt ökar förståelsen för den andra personens handlingar och reaktioner. När man är lugnare är det lättare att lyssna och diskutera konstruktivt.

Känslorna påverkar

Meningsskiljaktigheter skapar känslor och reaktioner. Okontrollerade reaktioner och känslor gör det svårt att lösa meningsskiljaktigheter, och även en liten sak kan utvecklas till en stor konflikt.

Var och en av oss har säkert någon gång hamnat i gräl med en annan person. Bakgrunden är oftast att våra önskemål eller behov inte har uppfyllts tillräckligt i något sammanhang, till exempel att vi inte har blivit hörda eller att den service vi fått inte har motsvarat våra önskemål. När det händer kan vi reagera starkt genom våra känslor. Okontrollerade känslomässiga reaktioner kan väcka motreaktioner, såsom att gå till motattack. Om man fokuserar på känslomässiga reaktioner på båda sidor blir det ännu svårare att hantera det egentliga ärendet.

När känslorna stiger till ytan är det bra att ta avstånd och låta situationen lugna ner sig. Efter att ha lugnat ner sig är det lättare att ta upp frågan, och det har också en positiv inverkan på att hitta lösningar. Dessutom lönar det sig att identifiera vad man kan påverka och inte kan påverka. Använd vid behov Påverkanscirkeln som hjälp.

Till professionellt arbetsbeteende hör att vi kan skilja mellan att uppleva känslor och hur vi uttrycker dem. Även om något skulle frustrera eller irritera oss, berättigar det inte oss att agera olämpligt mot andra.

Ofta försvåras behandlingen av ärendet när man upplever starka negativa känslor, kanske är man rädd för att situationen förvärras av att man tar upp ärendet. Man kan inte på förhand på något sätt säkerställa hur ärendet i slutändan kommer att behandlas. Oförmågan att kontrollera situationen är skrämmande. Rädslan väcker jagets omedvetna försvarsmetoder, det vill säga defenser, som åtminstone till viss del är skadliga.

Försvarsmetodernas uppvaknande i situationer som upplevs som svåra kan ta sig uttryck på olika sätt:

Man försöker lindra stämningen med humor i ångestfulla eller skrämmande situationer. Observera att användningen av humor är beroende av situationen och kulturen och att man till exempel inte får förminska den osaklighet som har inträffat med hjälp av humor.
Problemet kan avvärjas och läggas åt sidan under en tid, men man förnekar inte dess existens helt.
Situationens eller ärendets existens kan också förnekas helt. Man tar inte tag i det egentliga problemet, utan gör skenbara lösningar.
En av medlemmarna i arbetsgemenskapen beskylls för den dåliga situationen eller för misstag som hen inte varit delaktig i. Syndabocken kan också anklagas för alla problem i arbetet.
Den egna känslan eller egenskapen reflekteras i en annan person, till exempel irritation orsakad av frustration.
Saker eller människor ses bara som antingen bra eller dåliga.
Den känslomässiga reaktionen överförs, till exempel höjer man rösten till person A trots att man är irriterad på person B.
Man förminskar sakens betydelse eller framhäver sakens negativa egenskaper.

Känslor kan hjälpa dig att identifiera och förstå var dina gränser går och när de har överskridits. Följande exempel kan indikera att dina gränser har överskridits:

Du är upprörd.
Du är ständigt irriterad eller arg.
Du känner att du måste ”gå på äggskal”.
Du upptäcker upprepade gånger att du gör något som du egentligen inte vill göra.
Du undviker en viss person.
Du upplever att du har blivit bedragen, till exempel att ditt förtroende har svikits.
Något snurrar i tankarna hela tiden.
Du har en obehaglig känsla i kroppen.
Du upplever att de förfrågningar som ställs till dig känns mer som krav, till och med som befallningar.

Reglering av beteendet

Okontrollerade känslomässiga reaktioner i interaktionssituationer väcker vanligtvis reservation, till och med rädsla. En person som har kontroll över sina känslor kan identifiera sina egna behov bakom känslorna. Hen hejdar sina egna reaktioner, till exempel sover på saken innan hen svarar på ett mejl som hen upplevde som frustrerande. Detta hjälper till att få en bredare bild av saken och lindrar de första känslomässiga reaktionerna.

Gott beteende innefattar även situationsmedvetenhet – att kunna skapa en helhetsbild av de faktorer som påverkar situationen i fråga och att agera på ett lämpligt sätt utifrån detta. Det finns inte alltid tid till långa diskussioner. Man måste kunna välja rätt sätt att uttrycka saken samt hitta ett gemensamt språk och en lämplig omfattning för att presentera saken. När det gäller en interaktionssituation ska den tid som står till förfogande fördelas jämnt med andra. Man måste också förstå vad som är väsentlig information för det ärende som behandlas.

Det är inte nödvändigt eller värt att ta tag i alla nyanser av interaktionen, utan det kan ibland vara mycket klokt att ignorera andras vassa ord eller reaktioner. Det måste finnas en viss flexibilitet i arbetet för att tåla olika synsätt, och ingen kan alltid se saker och ting enbart ur sitt eget perspektiv. Det är bra att komma ihåg att man inte syftar till att kränka eller bli kränkt i arbetet.

Dunderfelt, T. (2016). Läsnäoleva kohtaaminen. PS-kustannus.

Forssén, M-K. & Kuusela, S. (2021). Luottamuskulttuuri – työyhteisön voimavara. Value books.

Järvinen, P. (2018). Ammatillinen käyttäytyminen. Tie onnistumiseen. Alma Talent.

Myllyviita, K. (2024). Tunne tunteesi. 1.-9. painos. Kustannus Oy Duodecim.

Rantanen, J., Leppänen, I. & Kankaanpää, H. (2020). Johda tunneilmastoa. Alma Talent.

Rauhala, I. (2021). Keskustelun voima. Otava.

Roth, P-C. & Saarenpää, J. (2020). Sudenpentujen käsikirja esimiehille. Vuorovaikutustaidot ja sosiaaliset tunteet työelämässä.

Talvio, M. & Klemola, U. (2017). Toimiva vuorovaikutus. PS-kustannus.