Gå till innehållet
Utgivare:
Arbetarskyddscentralen, servicegruppen
Innehåll:
Tari Aho, Timo Höykinpuro, Erika Kähärä, Tanja Lehtoranta, Riikka Sipilä, Päivi Rauramo
Utgivningsår:
2021
Branscher:
Privata servicesektorn
Former:
Digital publikation
Språk:
Ruotsi

Bakgrund till, definition av och former för distansarbete

Med distansarbete avses flexibelt arbete som baserar sig på frivillighet, avtal och regler annanstans än i arbetsgivarens lokaler. Arbetet kan utföras på en eller flera platser och vara mycket varierande i fråga om längd och regelbundenhet.

Växelverkan och nätverkande kan stödas med hjälp av kommunikationsteknik. I webbmiljön förändras modellerna för växelverkan samt begreppen tid och plats. Informationssystem och digitala arbetsytor är plattformar med hjälp av vilka man kan stöda gruppers och individers arbete.

Arbetet kan utföras i en sådan miljö där det är effektivast och mest ändamålsenligt för arbetstagaren, arbetsgivaren och arbetet. Distansarbete utförs vanligen hemma, på en fritidsbostad, som ambulerande arbete på resor eller på ett distansarbetsställe som överenskommits med arbetsgivaren.

Allt arbete lämpar sig inte som distansarbete. Traditionellt arbete som utförs på en arbetsplats kan emellertid flexibelt kombineras med distansarbete, till exempel en distansarbetsdag hemma per vecka, ett projektarbete eller en arbetsfas, administrativa uppgifter och utnyttjande av restid.

Mängden distansarbete kan variera beroende på situationen från kortvarigt till heltid och från sporadiskt till regelbundet. Det väsentliga är att man söker flexibilitet på båda parters villkor, såväl arbetsgivarens som arbetstagarens.

I ramavtalet om distansarbete som ingåtts på EU-nivå samt i flera branschspecifika kollektivavtal behandlas villkoren och reglerna för distansarbete.

Former av distansarbete

Distansarbete kan vara

  • oregelbundet
    • avtalas separat från fall till fall med chefen
    • till exempel i samband med en arbetsresa
    • utförande av en viss arbetsuppgift
  • regelbundet
    • görs enligt överenskommen rytm
    • till exempel arbete som utförs vissa veckodagar eller ett visst antal dagar per vecka/månad
    • på heltid, då arbetet helt eller huvudsakligen är distansarbete
  • ambulerande, som utförs
    • vid organisationens övriga verksamhetsställen
    • på kaféer, på flygplatser, i hotell, i kundlokaler och på andra sporadiska platser.

Förutsättningar för distansarbete

Förutsättningar för distansarbete är fungerande teknik, säkerställande av datasäkerhet samt förtroende mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Distansarbetsmiljön ska vara sund, trygg, lugn och lämplig för arbetet.

Distansarbete leds ofta delvis digitalt, eftersom mötena ansikte mot ansikte med chefen är färre. I ledarens roll betonas skapande och upprätthållande av förtroende, skapande av regler i samarbete, uppställande av mål samt uppföljning av hur målen uppnås. Dessutom behövs metoder för att följa belastningen och arbetsklimatet samt beredskap att i tid ingripa i problem och avvikelser. Riskerna med distansarbete ska inkluderas i bedömningen av hälso- och säkerhetsriskerna i arbetet och man ska sköta om en god introduktion i arbetet.

För att säkerställa ett smidigt arbete, samarbete, gemenskap och utveckling av kunnande som är strategiskt för organisationen behövs regler, fungerande mötespraxis, gemensamma redskap och en aktiv användning av dem. Av distansarbetare förutsätts ansvarstagande, förmåga att arbeta självständigt samt avgränsning av arbete och fritid.

Förutsättningarna för distansarbete

Att leda distansarbete

God ledning behövs både i distansarbete och i närarbete. Ledarskap är att ge handledning, respons, uppmuntran och stöd. Det är vid behov också övervakning och ingripande. Avsikten är att få till stånd önskade resultat, med gemensamma krafter. För att förtroendet i arbetsgemenskapen ska bevaras, kompetensen utvecklas och resultat nås behövs interaktion också ansikte mot ansikte.

Ledningsbehoven varierar från individ till individ. Vissa behöver mer vägledning och uppmuntran eller övervakning och ingripande än andra. Distansarbete är inte heller den bästa lösningen för alla arbeten, situationer och arbetstagare. Distansarbete förutsätter förmåga att leda sig själv. Om denna förmåga inte finns, kan risken vara att man blandar arbete och fritid så att hälsan äventyras, privatlivet lider och inte heller arbetet fungerar. Det är dock inte förnuftigt att begränsa distansarbete i vid utsträckning på grund av att det inte passar alla eller alla situationer.

Chefen har till uppgift att följa resultaten av arbetet, arbetstiden och arbetstagarens belastning samt att möjliggöra utveckling av organisationens kompetens. Arbetsbelastningen ska följas upp och man måste reagera snabbt om det finns anledning till oro. I samarbete med företagshälsovården och arbetarskyddspersonalen kan man utveckla en modell för uppföljning av välbefinnandet i arbetet, där särdragen i distansarbete har beaktats.

Arbetsgivaren ska se till att arbetsförhållandena är sunda och trygga, oberoende av var och när arbetet utförs. En god chef skapar förutsättningar för ett framgångsrikt arbete och håller kontakt med arbetstagarna och för i god tid på tal om det uppstår bekymmer kring arbetsmiljön, arbetets resultat, motivationen eller krafterna.

Man ska hålla tät och effektiv kontakt och det är viktigt att hålla fast vid att närvara på arbetsplatsen under överenskomna dagar. För att säkerställa informationsutbytet, för växelverkan och för att främja gruppdynamiken behövs aktivitet både av chefen och av arbetstagarna. Det är nödvändigt att regelbundet utvärdera hur smidigt informationsutbytet är, särskilt när det görs mycket distansarbete. Det behövs introduktion i användningen av kommunikationsteknik och även vid distansarbete ska man se till att det finns hjälp att få. Också redskap och programvara ska vara fungerande.

Distansarbete ska utvärderas regelbundet och kritiskt. I välplanerat och genomfört distansarbete kan alla vinna. Arbetstagarna kan vid behov förutsättas närvara vissa dagar eller hålla tätare kontakt. Det är bra att aktivt berätta för chefen om sina prestationer och om bekymmer som gäller arbetet.

Tips för att leda distansarbete

  • Kännedom om arbetsuppgifternas innehåll
  • Uppbyggande av förtroende
    • Växelverkan, utbyte av erfarenheter, att känna de underlydande
    • Givande av ansvar, delaktiggörande, uppföljning
  • Växelverkan
    • Tillhandahållande av kanaler och ombesörjande av informationsutbytet
    • Möten ansikte mot ansikte och ömsesidighet
  • Skapande av förutsättningar
    • Skapande av distansarbetspolitik och regler, utformning av processer
    • Säkerställande av att datasäkerheten, arbetsutrymmet och redskapen är lämpliga
  • Prestationsledning
    • Uppställande av mål, upprättande av uppföljningssystem, respons, belöning, coachning
    • Fördelning av uppgifter
  • Uppföljning av belastningen och stöd för välbefinnandet
    • Stärkande av samhörigheten, stöd i vardagen, genuint intresse, motivation, uppmuntran.

Personligt ledarskap behövs också av den som utför distansarbete:

  • Förmåga att arbeta självständigt
  • Färdigheter i anslutning till arbetsuppgifterna, användningen av redskap och tidshanteringen
  • Initiativrikedom och aktiv kontakt med chefen, arbetsgemenskapen och andra aktörer som är betydelsefulla för arbetet.

Fördelar och utmaningar med distansarbete

Utgångspunkten för distansarbete ska vara meningsfullt och produktivt arbete. Möjligheten till distansarbete förenar i bästa fall lämpligt med arbetsro och närvaro i arbetsgemenskapen. Även med tanke på trafik, boende och miljöskydd samt regionalpolitik är fördelarna med distansarbete uppenbara.

Distansarbete kan underlätta livshanteringen, men samtidigt kan gränsen mellan arbetstid och privatliv börja suddas ut. Det kan medföra skadlig belastning och skadliga konsekvenser för privatlivet. Andra utmaningar med distansarbete kan vara isolering och att utvecklingen av samhörigheten och smidigheten i arbetet äventyras.

  • Möjligheter att påverka arrangemangen i det egna arbetet
  • Arbetsengagemang, välbefinnande i arbetet och produktivitet
  • Beaktande av privatlivets behov, personlig frihet
  • Förenande av arbete och familjeliv
  • Arbetsro
  • Effektivare och rationellare tidsanvändning, jfr arbetsresor och trafikstockningar
  • Minskad risk för olycksfall under arbetsresor
  • Minskad spridning av smittsamma sjukdomar
  • Ekonomiska besparingar i lokalkostnaderna
  • Minskad bränsleförbrukning och minskade miljöolägenheter.

  • Arbete och fritid blandas ihop
  • Störningar i omgivningen
  • Ledning och chefsarbete: otillräcklig styrning, övervakning, stöd och respons
  • Problem med arbetsbelastningen och arbetstidshanteringen
  • Isolering, utslagning ur arbetsgemenskapen
  • Äventyrande av förtroendet, samarbetet och kompetensutvecklingen
  • Avtalande om till exempel möten som kräver närvaro i anslutning till den gemensamma tidsanvändningen
  • Att arbeta när man är sjuk
  • Att stödbehov inte identifieras i ett tidigt skede
  • Täckande av konflikter i arbetsgemenskapen
  • Missbruksproblem som inte identifieras eller förvärras.

Att avtala om distansarbete och god praxis

För att kunna börja arbeta på distans krävs avtal. Principer som gäller arbetsgemenskapen i vidare bemärkelse kommer man överens om i samarbete. I avtalet om distansarbete fastställs mellan chefen och arbetstagaren mängden distansarbete, tidtabellen, kostnaderna, avtalets längd, andra behövliga omständigheter samt verksamhetssätt som överenskommits gemensamt på arbetsplatsen. Likabehandlingen av arbetstagarna ska beaktas.

Man kan avtala om distansarbete som en del av arbetsavtalet, om arbetstagaren från början anställs för distansarbete. Alternativt kan man komma överens om distansarbete också senare under anställningsförhållandet. Det är frivilligt för både arbetsgivaren och arbetstagaren att övergå till distansarbete från arbetsgivarens lokaler. En distansarbetare har således inte ovillkorlig rätt att kräva att få arbeta på distans, och arbetsgivaren kan å andra sidan inte tvinga arbetstagaren till distansarbete. Det lönar sig att ingå ett skriftligt avtal om arrangemangen med distansarbete.

Arrangemangen med distansarbete kan också avtalas för viss tid eller för en minimitid efter vilken distansarbetet fortsätter tills vidare, om båda parterna så önskar. I synnerhet i fråga om längre distansarbetsarrangemang är det bra att komma överens om möjligheten att frångå avtalet, det vill säga att arrangemanget kan sägas upp ömsesidigt till exempel med iakttagande av en uppsägningstid på två månader. Anmälan om att distansarbetet avslutas innebär inte att själva arbetsavtalet sägs upp, endast att distansarbetsarrangemanget upphör.

När det gäller arbetsarrangemangen är det nödvändigt att särskilt komma överens om rapporteringsarrangemangen, hur man håller kontakt med arbetsplatsen och arbetstidsarrangemangen.

Distansarbete orsakar nästan alltid kostnader. Innan distansarbetet inleds måste man komma överens om hur kostnaderna ersätts. I allmänhet skaffar arbetsgivaren de anordningar och redskap som behövs i distansarbetet samt ansvarar för deras installation, service och tekniska stöd. Arbetstagaren och arbetsgivaren kan också komma överens om att arbetstagaren använder egna redskap, varvid man kommer överens om eventuella ersättningar som arbetsgivaren betalar. Kostnader för förbindelser kan vara avgifter för bredbandsanslutning och andra telefonkostnader.

Distansarbete kan förutsätta att man avtalar mer detaljerat om arbetsresor och ersättningen för dem. Utgångspunkten är att arbetsgivaren inte ersätter resekostnaderna mellan arbetsplatsen och hemmet.

Arbetsgivaren ansvarar för distansarbetarens hälsa och säkerhet i arbetet. Vissa bestämmelser i arbetarskyddslagen lämpar sig dock endast i begränsad utsträckning för hemförhållandena.

Innan distansarbetet inleds ska man fästa uppmärksamhet vid de särskilda faror och olägenheter för arbetarskyddet som distansarbetet medför samt vid arbetsförhållandena på distansarbetsplatsen. I distansarbete framhävs ofta arbetets psykiska belastningsfaktorer samt ergonomiska frågor.

Olycksfall i arbetet som inträffar vid distansarbete omfattas av den lagstadgade olycksfallsförsäkringen. Det kan emellertid ibland vara svårt att dra en gräns mellan arbete och fritid i arbete som utförs hemma, och det rekommenderas en frivillig försäkring för olycksfall på fritiden, som betalas av arbetsgivaren eller arbetstagaren själv.

Enligt ramavtalet om distansarbete svarar arbetsgivaren för datasäkerheten och kostnaderna för den. Arbetstagaren å sin sida ska följa arbetsgivarens anvisningar om datasäkerhet.

När man avtalar om distansarbete är det bra att definiera

God praxis vid distansarbete

  • Beaktande av jämlikhet
  • Introduktion
  • Regelbundna kontorsdagar och distansdagar
  • God mötespraxis
  • Regelbundna diskussioner med chefen också ansikte mot ansikte
  • Möjligheterna med sociala medier utnyttjas
  • Planering och uppföljning av tidsanvändningen
  • Systematisk kompetensutveckling.

Så lyckas du i distansarbete

Om din arbetsplats ännu inte har en distansarbetspraxis eller om du inte omfattas av den, gör så här:

När du arbetar på distans, gör så här:

Hantering av hälsa och säkerhet i arbetet

Arbetsgivaren ansvarar för alla sina anställdas säkerhet och hälsa i arbetet, inklusive dem som utför distansarbete. Arbetsgivaren har en begränsad möjlighet att övervaka arbetsförhållandena eller följa arbetstiden och belastningen vid distansarbete, och därför är det bra att utveckla god samarbetspraxis för hanteringen av arbetssäkerheten.

Man måste behärska distansarbetets karaktär och särdrag för att kunna förbereda sig på eventuella faror och problem och skapa sunda, trygga förhållanden som stöder arbetet även för distansarbetare. Arbetarskyddslagen förutsätter att faror och olägenheter i arbetet identifieras och bedöms samt att både förebyggande och korrigerande åtgärder vidtas. Vid planeringen av bedömningen är det skäl att fundera över hur riskerna bedöms och vilka risker som betonas i distansarbetet.

Arbetarskyddscentralen har skapat en blankett som stöd för bedömningen av distansarbetets risker (pdf). Blanketten kan användas till exempel som stöd för diskussioner med chefen. Vid behov kan man ta hjälp av företagshälsovårdens eller arbetarskyddspersonalens expertis. Utifrån bedömningen kan man komma överens om de åtgärder som behövs för att säkerställa tryggt distansarbete.

En arbetshälsodagbok hjälper arbetstagaren att se de största bristerna i det egna arbetet och i arbetsmiljön samt i välbefinnandet. Regelbundna hälsokontroller för distansarbetare är till nytta.

Arbetsmiljöns delområden vid utredning av faror och olägenheter i arbetet

Fysiska och tekniska

  • lokaler, lokalarrangemang, inrednings-, möbel- och utrustningslösningar som används
  • maskiner, anordningar, inomhusklimat, akustik, belysning

Funktionella

  • arbete, arbetsställningar, arbetsrörelser

Psykosociala

  • ledning och organisering av arbetet
  • samarbete, kommunikation och växelverkan
  • individuellt beteende i arbetsgemenskapen

Digitala

  • tekniska lösningar, redskap, olika applikationer
  • plattformar och tjänster för verksamhet som sker med hjälp av olika användargränssnitt.

Förebyggande av olycksfall och försäkringsskydd

Försäkringsskyddet enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar gäller allt arbete som utförs i ett anställningsförhållande, även distansarbete. Försäkringsskyddet för distansarbete i hemmet är dock begränsat och bundet till arbetsuppgiften. Vid distansarbete ersätts som olycksfall i arbetet endast olycksfall som inträffar i samband med verksamhet som direkt hänför sig till det arbete som man avtalat att arbetstagarens utför på distans. Verksamheten ska ha en huvudsaklig och väsentlig koppling till arbetet. Olycksfall utanför arbetsutrymmet ersätts endast om verksamheten har ett orsakssamband med arbetet.

Olycksfall i samband med måltider eller andra pauser omfattas inte av försäkringsskyddet vid distansarbete. Om arbetstagaren emellanåt utför hemarbete vid sidan av arbetet, ersätts inte olycksfall i samband med dem som olycksfall i arbetet. Då är det inte fråga om ett olycksfall som inträffat i arbetet eller under förhållanden som beror på arbetet.

Försäkringsskyddet gäller inte ens för så kallade godtagbara avvikelser från den vanliga arbetsresan. Om man under distansarbetsdagen hemma halkar till exempel när man hämtar barn från dagvården, ersätts detta inte av arbetsolycksfallsförsäkringen. Motsvarande halkning skulle ersättas under vissa förutsättningar som olycksfall under arbetsresor, om arbetstagaren skulle ha varit på den vanliga arbetsresan hem från jobbet via daghemmet.

Arbetsgivaren kan om den så önskar stärka arbetstagarnas försäkringsskydd genom frivillig försäkring, till exempel genom en fritidsgruppsförsäkring enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Den täcker personalens olycksfallsrisker på fritiden inklusive olycksfallsrisker i distansarbete som inte ingår i den lagstadgade olycksfallsförsäkringen.

Också genom egen personlig försäkring kan man stärka sitt försäkringsskydd. Det lönar sig för varje distansarbetare att utreda sitt eget försäkringsskydd, men framför allt att komma ihåg principerna för säkerheten: identifiera faran – gör om möjligt behövliga åtgärder för att avskaffa faran eller be om hjälp – agera först när säkerheten har säkerställts.

Exempel på olycksfall som inte ersätts vid distansarbete:

Den skadade halkade vid distansarbete ute under pausen, ramlade och bröt vänstra handleden.

Den skadades hand hamnade i kläm mellan tvättmaskinens lock när personen tömde tvätt ur maskinen under distansarbete hemma.

Den skadade snubblade och ramlade i trappan på barnens leksaker.

Exempel på olycksfall i arbetet som ersätts vid distansarbete:

Steg upp från arbetsbordet för att hämta ett brev från skrivaren och slog knäet mot bordshörnet.

På väg för att lägga arbetspapper på posten, halkade och vrickade vristen.

Den skadade flyttade bilen hemma på gården ur vägen för en kunds bil, halkade på gården.

Ergonomi

Distansarbete är vanligen i huvudsak bildskärmsarbete. Arbetarskyddslagen och statsrådets beslut om arbete vid bildskärm innehåller skyldigheter som gäller arbetsgivare i fråga om ergonomi och som om möjligt ska tillämpas även på distansarbete:

Arbetsställning sittande

Arbetsställning stående

Tips för ergonomi i distansarbete

Det är möjligt att arbeta stående när du placerar en separat upphöjning ovanpå arbetsbordet. På bilden finns en för ändamålet gjord skiva som är lätt att montera och använda. Den kan ställas in på åtta olika höjder. En aktiveringsbräda ger dig mer rörelse under arbetsdagen.

Du får extra stöd för armarna genom att installera armbågsstöd på arbetsbordet.

En bärbar matta som är planerad för ett stående arbetsställe är avsedd att minska belastningen på ryggen och benen.

Om du läser en text eller arbetar på soffan, se till att nacken hålls rak. Använd kuddar som stöd.

Det lönar sig att göra pausgymnastik under arbetet. Skjut fram bröstkorgen, dra ihop skuldrorna samtidigt som du vrider tummarna utåt. Håll ställningen en stund. Kombinera rörelsen med inandning. Slappna av medan du andas ut och sänk armarna vid sidorna. Upprepa rörelsen några gånger.

Ett separat bärbart ryggstöd stöder vid behov korsryggen när man arbetar sittande.

Arbetar man på tåg och andra transportmedel ska man gärna fästa vikt vid en god sittställning. Undvik att arbeta med nacken framåtböjd. Ett ryggstöd eller en kudde kan vara till nytta.

Källor och mer information

Källor på finska: