Kohdataan verkossa!

Blogi 19.5.2022

Kirjoittaja

Yhä useammissa työyhteisöissä merkittävä osa vuorovaikutuksesta ja kohtaamisista tapahtuu virtuaalisesti. Tässä blogikirjoituksessa kerron vinkkejä siihen, miten kohtaamisen tunnetta sekä avointa ja keskustelevaa ilmapiiriä voidaan tukea ja vahvistaa verkossa järjestettävissä tapaamisissa ja tilaisuuksissa.

Seija Moilanen, kuva Mikael Ahlfors

Tue valmistautumista

Kerro ennakkoon, mikä on tapaamisen tavoite ja luonne. Kokous, jossa käsitellään asiat X ja Y? Vapaamuotoinen rupattelutuokio ajankohtaisista kuulumisista? Yhteinen aamukahvi- ja teetuokio? Suunnittelupalaveri, jossa heitellään ensimmäisiä ideoita asiasta Z?

Jos videokameran käyttämisestä ei ole vakiintunutta toimintatapaa, kerro odotetaanko kaikilta valmiutta kamerayhteyteen. Kerro tarvittaessa myös, onko tarpeen pitää muistiinpanovälineitä saatavilla.

Huomioi jokainen

Mieti, miten voit kätellä virtuaalisesti mukaantulijoita. Olennaista on se, että osoitat huomanneesi toiset – ei se, miten sen tarkalleen teet. Voit tervehtiä ääneen, vilkuttamalla videokuvassa tai kirjoittamalla tervehdyksen chattiin.

Jos mukana on henkilöitä, jotka eivät ole tuttuja keskenään, on tärkeää varata aikaa esittäytymiselle. Isommassa ryhmässä se voi tapahtua myös hajautetusti eli pienemmissä ryhmissä tai pareittain.

Esittäytymisessä voi käyttää apuna kuvia. Voit laittaa näkyville puolenkymmentä kuvaa ja pyytää kertomaan esimerkiksi mikä niistä parhaiten vastaa senhetkistä fiilistä jonkin asian suhteen. Tai voit pyytää ottamaan kännykällä kuvan aamukahvikupista tai ikkunasta näkyvästä maisemasta.

Voi olla hankalaa tunnistaa itselleen vielä vierasta puhujaa pelkästään äänen perusteella. Tuet tutuksi tulemista sillä, että ainakin alkuvaiheessa kerrot nimesi puheenvuorosi alussa ja puhuttelet toisia nimellä. Jos meneillään ei ole diaesitystä, voitte käyttää verkkokokoussovellusten mahdollisuuksia, joissa koko osallistujajoukko on nähtävillä yhdessä kuvassa (esimerkiksi Microsoft Teamsin Yhdessä -tila). Näin voit ohjata mukanaolijoita huomaamaan toisensa.

Suuntaa tarkkaavaisuutta

Kertaa tarvittaessa aluksi yhteiset toimintatavat, kuten videokameran, mikrofonin ja chatin käyttäminen, puheenvuoron pyytäminen, luottamuksellisuus ja mitä se tarkoittaa käytännössä sekä läsnäolo. Näin kaikki tietävät miten toimitaan. Joskus osallistujien hiljaisuus voi johtua epävarmuudesta toimintatapojen suhteen.

Vältä päällekkäistä tekemistä ja oheistekemistä kohtaamisen aikana, kuten sähköpostin silmäily, sosiaalisen median selaileminen tai sivukeskustelut chatissa.

Kun puhut, suuntaa kasvosi kohti kameraa ja pidä etäisyys kameraan luontevana. Pidemmissä tapaamisissa on hyvä sopia, milloin videokamerayhteys voidaan sulkea. Näin vähennätte kuormittumista, sillä kokemus tarkkailtavana olemisesta, jatkuva ”peiliin katsominen” ja rajallinen mahdollisuus liikkua voivat kuormittaa meitä.

Anna tilaa kaikille

Puhu lyhyesti. Kaikkea ei tarvitse sanoa kerralla. Näin annat tilaa toisille, ja omalla toiminnallasi tuet tasapuolisuutta keskustelussa. Tasapuolisuus ei tarkoita sitä, että jokainen puhuu yhtä paljon tai yhtä usein. Se tarkoittaa, että jokaisella on mahdollisuus osallistua keskusteluun tasavertaisesti. Riittävän lyhyet puheenvuorot myös auttavat muita hahmottamaan ja ymmärtämään sanomaasi paremmin.

Verkossa tapahtuvassa kohtaamisessa ei aina ole helppoa huomata, että toinen on aloittamassa tai päättänyt puheenvuoronsa. Helpotat keskustelun kulkua, kun kerrot selkeästi, että oma puheenvuorosi on päättynyt, kuten: ”Kiitos”, ”Tässäpä kaikki” tai ”Tämän halusin nostaa esille”.

Seuraa, ketkä ovat olleet enemmän ja ketkä vähemmän äänessä. Jos huomaat jonkun jäävän keskustelussa syrjemmälle, voit tehdä hänelle tilaa kysymällä tai sanomalla esimerkiksi: ”Maltetaan hetkinen. Vielä ei ole kuultu A:n näkemystä.” tai ”Olisi kiva kuulla, mitä A ajattelet äskeisestä”.

Jos käytät pienryhmäkeskusteluja, voit kannustaa vuorottelemaan siinä, ketkä kertovat pienryhmän keskustelusta kaikille. Voit myös ohjata siihen, että kukin pienryhmä ottaa esille vain rajallisen määrän ajatuksistaan ja ideoistaan isossa ryhmässä. Näin jokaiselle ryhmälle jää tilaa tuoda uusi näkökulma yhteiseen keskusteluun.

Älä kiirehdi tai pakota. Siedä verkkaisuutta ja hiljaisuutta. Muista, että luonteva keskustelu voi käynnistyä verkkaisesti, jos osallistujissa toisilleen vieraita. Monelle meistä voi olla luontevampaa kertoa oma näkemys kirjoittamalla se chattiin kuin sanomalla ääneen, etenkin isossa ryhmässä.

Rohkaise myös siihen, että esille voi tuoda keskeneräisiä ajatuksia.

Kysy selkeästi, kerro tulokset

Jos olet vetäjä, suunnittele kokouksen, palaverin tai muun kohtaamisen aikana esitettävät kyselyt ennakkoon.

Mitä kysyt? Mitä kysymyksiä konkreettisesti esität?
Missä kohtaa esität kysymyksen?
Miten esität kysymyksen? Esimerkiksi: kerrotko sen suullisesti tai kirjoitatko sen dialle taikka chattiin?
Vastataanko kysymykseen nimellä vai anonyymisti?
Miten tai millä välineillä vastataan? Teetkö valmiit vastausvaihtoehdot, joista äänestetään tai voivatko vastaajat kertoa tai kirjoittaa vastauksensa vapaasti esimerkiksi sanapilveen?
Milloin ja miten kerrot kyselyn tuloksista?

Saat kysymysten kautta käyttökelpoista tietoa vain, jos vastaajat ymmärtävät kysymyksen sisällön samoin. Pidä siis kysymykset selkeinä ja lyhyinä. Voit tarvittaessa jakaa laajemman tai isomman kysymyksen sarjaksi kapeampia kysymyksiä, jotka on helpompi hahmottaa.

Yleensä ihmiset ovat kiinnostuneita näkemään, miten oma vastaus suhteutuu toisten vastauksiin. Kun jaat kyselyn tulokset heti, innostat vastaamaan jatkossakin. Samalla osoitat, että arvostat annettuja vastauksia.

Anna aikaa ajatella

Useimmiten on hyvä antaa kaikille hetki pohtia käsiteltävänä olevaa kysymystä tai asiaa ensin itsekseen ennen yhteistä keskustelua. Näin rauhallisemminkin etenevät ovat saaneet aikaa muotoilla ajatuksensa, ja heidän on helpompi osallistua keskusteluun. Voit myös kannustaa kirjoittamaan avainsanoja muistiin oman pohdinnan aikana.

Vaihtele tekemistä

Mitä pitempi kokous- tai koulutustilanne on, sitä tärkeämpää on, että vaihtelet säännöllisesti tekemistä.

Käytä apunasi kuvia, videoita ja animaatioita. Voit itse kirjoittaa esille tulevia ideoita jaettuun asiakirjaan tai kehottaa osallistujia kirjoittamaan chattiin asioita, joita pitäisi vielä tarkentaa. Voit myös järjestää äänestyksiä tai koota sanapilviä yhdessä osallistujien kanssa.

Kokeile erilaisia tapoja rohkeasti. Jos kyseessä on ensimmäinen kerta, kun kokeilet jonkin sovelluksen käyttöä, kerro se osallistujille. Heissä saattaa olla joku, jolle ao. sovellus on jo tuttu ja hän voi auttaa sinua mahdollisen pulman ilmetessä.

Lyhyemmässäkin kohtaamisessa on usein tilaa tauolle. Se voi olla myös kuvallinen kehotus, kuten:

Oikaise ryhti. Venyttele kolme (3) kertaa.
(Kuva: Pixabay.com/Alexasfotos)

Osallistu

Sitoudu yhteisiin toimintatapoihin. Osallistu keskusteluun rakentavasti ja aktiivisesti. Keskity kuuntelemaan. Muista, että sinulla on kaksi korvaa ja yksi suu, käytä niitä samassa suhteessa. Lähesty toisten puheenvuoroja kiinnostuneesti ja hyväntahtoisesti. Kysy, etenkin epäselviltä tuntuvista asioista. Kerro omista ajatuksistasi ja näkemyksistäsi, niistä keskeneräisistäkin.

Muista pyytää puheenvuoro sovitulla tavalla. Älä puhu päälle. Voit ilmaista olevasi samaa mieltä parhaillaan puhuvan kanssa käyttämällä verkkokokoussovellusten reaktiotoimintoja, kuten peukutus ja kätten taputus. Voit myös laittaa chattiin tilanteeseen sopivan emojin.

Pidä kamera auki sovituissa kohdissa. Hymyile, nyökyttele, elä mukana keskustelussa – kuten tekisit kasvokkaisessa kohtaamisessa, jossa osallistujat ovat samassa fyysisessä tilassa.

Tämä kirjoitus pohjautuu alla kerrottuihin lähteisiin. Kiitos työnohjaaja Jarkko Soiniselle (Aretai Oy) kanssa-ajattelusta!