Toimisto työympäristönä
Hyvin suunniteltu toimistotyöympäristö tukee organisaation perustehtävää ja työprosesseja sekä mahdollistaa osaltaan hyvän työilmapiirin sekä osaamisen kehittymisen. Toiminnallisesti tarvittaessa joustava ja muuntuva tila on hyvä lähtökohta nykyaikaiselle toimistoratkaisulle.
Toimistotyön sisällöt ja toimintatavat muuttuvat ja kehittyvät jatkuvasti. Työn tekeminen ei ole välttämättä aikaan ja paikkaan sidottua. Työtä tehdään entistä useammin monipaikkaisesti esimerkiksi organisaation eri toimipisteissä, toimistohotelleissa, asiakkaiden luona, kotona ja muissa etätyöympäristöissä.
Toimistotyyppejä
- yhden tai muutaman henkilön työhuoneita
- avoin yhtenäinen tila
- maisemakonttori, avotoimisto
- lähes kaikki toiminnot yhtenäisessä avoimessa tilassa
- monitilatoimisto
- tietotyön yleistyessä syntynyt joustava ja muunneltava tilakonsepti
- työtila valitaan kulloisenkin työtehtävän mukaan
- avoin alue työtehtäville, jotka vaativat vuorovaikutusta tai eivät ole häiriöherkkiä keskeytyksille
- rauhallisia työtiloja keskittymistä vaativille töille
- ryhmätyötiloja ja kohtaamispaikkoja erikokoisille ja -tyyppisille neuvotteluille ja yhteistyötilanteille
- hyvät taukotilat helpottavat työn sujumista ja edistävät palautumista työpäivän aikana
- satelliittitoimisto
- etätyöskentely-ympäristö, jossa tilat jaettavissa ja varattavissa organisaation sisäisesti tai eri organisaatioiden kesken
- vapaan työpisteen periaate tai hotelliperiaate.
Työympäristön suunnittelussa tilasuunnittelua, henkilöstökysymyksiä ja tietotekniikkaa käsitellään kokonaisuutena ottaen huomioon
- tilojen toimivuus ja työkulttuuri
- työprosessit, työtehtävät, työn asettamat vaatimukset
- muuttuvat tilanteet ja yksilölliset erot
- käyttäjien toiveet
- työtehtäviin liittyvät sidonnaisuudet
- sosiaalisesti hallittavat kokonaisuudet
- tiloihin liittyvä viestintä: hiljaiset alueet ja meluisat alueet
- toimiston sijoittamisen tarve asiakkaiden tai muun henkilöstön lähelle.
Hyvä toimistoympäristö
- Muunneltava, joustava ja kehittyvä tilaratkaisu
- Riittävästi tilaa työn tekemiseen
- Tiloja erilaisiin tarpeisiin: työtilat, kokoustilat, tauko- ja muut sosiaalitilat
- Turvallinen, terveellinen sisäympäristö: rakenteet, sisäilmasto, valaistus, ääniympäristö, kalusteet, koneet, laitteet, työvälineet
- Esteetön, viihtyisä, siisti ja järjestyksessä
- Hyvät toimintatavat rakennuksen ylläpidossa, huollossa, poikkeamista ilmoittamisessa ja sisäympäristöongelmien selvittämisessä.
Toimiston ääniympäristö
Hyvän ääniympäristön tunnusmerkkejä ovat itselle tarkoitetun puheen hyvä erotettavuus ja epätarkoituksenmukaisten taustaäänten puuttuminen. Työpaikan ääniympäristö on asianmukainen silloin, kun se ei haittaa työtehtäviä.
Melu on keskeinen työympäristön haittatekijä avotoimistoissa, vaikkakaan lainsäädännön asettamat toiminta-arvot eivät niissä yleensä ylity. Eniten avotoimistoissa häiritsee puhe ja seuraavina puhelinten soittoäänet ja käytävillä kävely. Huomattavasti vähemmän haittaavat koneiden tai liikenteen äänet.
Tilannetekijöillä on merkittävä vaikutus melun häiritsevyyteen. Tilannetekijöitä ovat: työtehtävän tyyppi, työn vaatima keskittymistarve, mieliala, väsymys ja ulkoiset paineet.
Melun häiritsevyyteen vaikuttavat myös yksilölliset ominaisuudet, kuten meluherkkyys, kuulonheikkenemä tai jännitteisyys.
- Ääniympäristön työpisteessä tulee olla miellyttävä eikä keskittymistä häiritsevää ääntä saa olla.
- Melu koostuu toimistoissa pääosin ei-toivotuista puheäänistä.
- Kuullulla puheella on voimakas häiriövaikutus ajatustyölle.
- Puheen häiritsevyys kasvaa puheen erotettavuuden kasvaessa.
- Tasaisella kohinalla tai taustamelulla ei ole vaikutuksia tehtäväsuoriutumiseen.
- Vähäinen puheen erotettavuus saavutetaan silloin, kun on
- alhainen kaiunta ja hyvä puheen vaimennus
- riittävä äänieristys.
Toimistotyön vaarojen tunnistaminen
Lomake on tarkoitettu toimistotyyppisen asiantuntijatyön fyysisen, teknisen ja toiminnallisen ympäristönvaarojen ja haittojen tunnistamiseen sekä riskien arvioinnin tueksi.
Etätyö, mobiili- ja monipaikkainen työ
Etätyö, läsnätyö, joustotyö, rytmityö – ajasta ja paikasta riippumattomalla työn tekemisellä on monta nimeä ja toteutustapaa. Osa toimistotyön työntekijöistä voi valita pääsääntöisesti itse, missä työskentelee, osalla työn tekemisen paikan sanelee työtehtävä. Osalla työntekijöistä toimintaympäristö voi olla hyvinkin laaja, kansainvälisissä yrityksissä jopa maailmanlaajuinen. Tärkeää on, että riippumatta työn tekemisen paikasta työolosuhteet ovat kunnossa, riittävä osaaminen on varmistettu, toimintaperiaatteista sovittu ja riittävä seuranta toteutuu.
Toiminta ulkomailla edellyttää organisaatioilta asema- tai kohdemaan lainsäädännön, kulttuuritekijöiden ja paikallisten erityispiirteiden monipuolista ja riittävää hallintaa. Lähtökohtana, että kohdemaassa toimitaan vähintään yhtä turvallisesti kuin kotimaassa. Normeissa ja tavoissa toimia saattaa olla turvallisuuden kannalta merkittäviä eroja.